Революція у документообігу, про яку говорили роками, нарешті стає реальністю. Законопроєкт № 14023 (стан проходження: «готується на підпис») дозволяє бізнесу відмовитися від двосторонніх актів наданих послуг. Але «просто перестати підписувати акти» – це шлях до штрафів та програних судів.

.

Коли акт більше не потрібен?

Згідно з новою редакцією закону, ви можете не складати акт приймання-передачі послуг лише за одночасного виконання двох умов:

Договірне застереження: у вашому письмовому договорі прямо зазначено, що підтвердженням надання послуг є інвойс (рахунок-фактура) і він має статус первинного документа.

Факт оплати (або відсутність заперечень): Оплата інвойсу клієнтом автоматично підтверджує, що послуги надані в повному обсязі та прийняті.

Увага! Для робіт (будівництво, ремонт, виробництво), де є матеріальний результат, ми все одно наполегливо рекомендуємо залишати акти. Інвойс ідеально працює для послуг: оренда, маркетинг, ІТ-супровід, консалтинг, юридичні послуги.

.

Що має бути в інвойсі, щоб він став «законною первинкою»?

Просто папірець із написом «Рахунок» не замінить акт. Щоб інвойс відповідав Закону «Про бухгалтерський облік», він обов’язково повинен містити такі реквізити:

Назва документа: «Інвойс (рахунок-фактура)» або «Рахунок-акт».

Дата складання: Саме ця дата буде датою здійснення господарської операції.

Назва підприємства: Повна назва постачальника, від імені якого складено документ.

Зміст та обсяг операції: Замість розпливчастого «послуги згідно договору», пишіть конкретно: «Консультаційні послуги з питань оподаткування за лютий 2026 року».

Одиниця виміру: Кількість годин, місяців, або просто «1 послуга».

Сума та валюта: Чітка сума до оплати з урахуванням ПДВ (якщо ви платник).

Підпис виконавця: Посада та підпис особи, відповідальної за здійснення операції.

Важливо: Підпис замовника тепер стає опціональним, якщо ваш договір дозволяє одностороннє оформлення.

.

«Золоті правила» для ваших договорів (Чек-лист)

Щоб податкова не «знімала» ваші витрати, вбудуйте у договір такі формулювання:

Статус інвойсу: “Сторони погодили, що первинним документом, який підтверджує надання послуг, є інвойс (рахунок-фактура), складений Виконавцем в односторонньому порядку”.

Механізм акцепту: “Оплата інвойсу Замовником є безумовним підтвердженням прийняття послуг у повному обсязі без зауважень”.

Строк для скарг: “Замовник має право висунути претензії щодо якості послуг протягом 3-х робочих днів з моменту отримання інвойсу. Якщо заперечень не надійшло – послуги вважаються прийнятими”.

.

Де залишаються ризики?

Для платників ПДВ: Податкова накладна все ще реєструється за «першою подією». Якщо першою подією був інвойс (а не оплата), ви повинні бути впевнені, що дата інвойсу зафіксована у вашій системі документообігу.

ЗЕД-контракти: Валютний контроль банків стає лояльнішим, але для міжнародних аудитів краще мати чітке посилання в інвойсі на номер та дату контракту.

Реальність послуг: Пам’ятайте, що інвойс – це лише форма. Якщо ви оплатили «маркетингове дослідження» на 1 млн грн, але у вас немає самого звіту, податкова все одно може визнати операцію фіктивною.

.

Висновок: 

Перехід на інвойси – це колосальна економія часу та паперу. Це крок до сучасного цифрового бізнесу. Але цей крок має супроводжуватися ревізією ваших договорів.

Порада від Honcharuk & Partners: не замінюйте акти інвойсами в один день. Проведіть пілотний проєкт з декількома лояльними контрагентами, оновивши договори під нову редакцію Закону про бухоблік.

Потрібен ідеальний шаблон «Рахунку-акту» або аудит ваших договорів під нові правила?

Наші експерти допоможуть налаштувати ваш документообіг так, щоб він витримав будь-яку перевірку.