Правильно організовані та систематизовані бізнес-процеси дають максимальну прибутковість та перевищують очікування всіх зацікавлених сторін: від власників бізнесу до кінцевого клієнта.

24 квітня Українська Асоціація меблевиків організувала вебінар на тему “Оптимізація бізнес-процесів в умовах кризи”.

Спікером вебінару виступила:

Ірина Латанська – експерт з впровадження процесного управління, співзасновниця консалтингової компанії LABRO Transformation Hub. Серед кейсів трансформація процесів таких компаній як: Будинок Іграшок, UkrLandFarming, Zammler, BackStage, TOTUM.

Адепт системного бізнесу та максимальної ефективності процесів, консультант з великим досвідом управління процесами на всіх рівнях компанії: від управлінського контуру до автоматизації потоку робіт.

Ірина надала актуальну інформацію з використання інструментів систематизації та організації бізнес-процесів та відповіла на питання аудиторії. 

 

Процес починається з чітко визначених зовнішніх подій. Якщо це не так, то “Сміття на вході, молитви на виході”

Для досягнення максимального ефекту Ірина розділила вебінар на дві частини:

перша частина – теоретична і відповідає на питання: “Що таке процеси та процесне управління?”

друга частина – практичні інструменти: “З чого почати та на яких процесах зосередитися в теперішніх умовах?”

Ірина розпочала свій виступ з висвітлення першочергових моментів, що мають здійснюватись в бізнесі для досягнення найвищої ефективності.

Результат замість нагромадження бумаг 

Будь-який бізнес складається з певних функцій, які виконують працівники компанії. Стандартизація, що виконується шляхом опису обов’язків всередині однієї функції не є ефективним інструментом. “Такий опис дієвий, коли в одному відділі працює більше п’яти людей. В інших випадках – це просто складування бумаги”, – акцентувала Ірина.

Лише дослідження та опис взаємодії між різними відділами, що виконують різні функції може призвести до бажаного результату. 

Спостерігаємо зв’язки інформаційних потоків 

Коли ми говоримо про перехід на процесне управління, ми маємо припинити розглядати бізнес-функції, як окремі елементи, а зрозуміти їх взаємозв’язок. 

“Тобто бізнес-процес – це так званий конвеєр, який переварює, трансформує та реорганізовує набір інформації даних та виконує певні задачі. Тому нам потрібно почати дивитися на бізнес через його бізнес функції”, – каже Ірина.

Таким чином функції зберігаються, але концентрація відбувається на зв’язках між ними. Це дозволяє компанії працювати, як єдиному організму, в якому всі протоки інформації налагоджено та зрозуміло працюють для виконання своїх бізнес-функцій. Серед таких протоків можна легко помітити вузьке місце та зрозуміти, куди вкласти кошти, щоб його розширити.

Виводимо норми та виявляємо вузькі місця

Крос-функціональні процеси – це глобальні процеси, які протікають через всю компанію.

Всі інші процеси, які відбуваються всередині відділів, мають бути підпорядковані їх логіці. Після визначення процесного зв’язку між функціональними підрозділами, можна виводити метрики показників одиниць часу, товарів, сировини та інших аспектів, які може виконати функціональний підрозділ за певний проміжок часу та передати наступному підрозділу. Тобто процес – це так звана естафета. Важливо вимірювати скільки часу трансформується об’єкт на кожному етапі свого перебування. Таким чином можна виводити норми та виявляти вузькі місця. Прикладаючи зусилля в цих вузьких місцях, можна розширювати протік. Це дає можливість, використовуючи таку саму кількість ресурсів, отримувати більше результатів. 

У виробничих компаніях всі процеси до і після виробництва мають бути “заточені” на пропускну спроможність виробничих потужностей. Тобто вузьким місцем не має бути закупка чи продажі, всі процеси мають працювати на результат виробництва продукції або послуги. Таким чином вузьким місцем має бути лише виробництво, розширення якого має розширити відповідно процеси циклу “до” і “після”. Виробництво не повинне простоювати, щоб компанія не втрачала інвестовані в виробничі потужності кошти.

Якщо у відділі відбуваються дії, які не ведуть до кінцевого результату процесу, потрібно задавати питання: “чи дійсно нам потрібно це робити?”

Концентрація на основному протоці операційного процесу та спостереження за процесами відділів дають змогу виявити та вилучити непотрібні процеси, тим самим оптимізувати виробництво.

Архітектура бізнес-процесів 

Вона має вибудовуватися згори вниз у вигляді піраміди, де найвищим рівнем є контекстна діаграма бізнесу. На цьому рівні визначаються стратегічні моменти: 

• заради чого працює компанія;
• який продукт виготовляється;
• для якого клієнта працює компанія

Процесний контекст має підпорядковуватися процесним групам, які ведуть до здійснення стратегії. Важливо, що бізнес включав в себе та виконував усі необхідні процеси. Якщо якогось процесу не вистачає або він виконується не належним чином, компанія втрачає кошти.

Якщо процес не несе ніякої цінності для бізнесу та в результаті для клієнта, треба його позбутися 

Оптимізувати виробництво можна виходячи з розуміння цієї логіки.

Для виконання цього пункту потрібно розуміти потреби клієнта та направити всі процесні протоки на задоволення його потреб. Важливо розуміти, що вся процесна частина, яка є в компанії – це затратна частина. На всі дії, які виконуються в рамках компанії, витрачаються кошти. Ці витрати сплачує клієнт, який купує продукт. Тому важливо налаштувати всі процеси таким чином, щоб клієнт був задоволений. 

Що потрібно робити в період кризи

В період кризи потрібно зосередитись на двох великих крос-функціональних процесах, які є в компанії:

1. Визначити кордони операційного бізнес-процесу від роботи з постачальником (для виробничої компанії) до роботи з вашим клієнтом. Важливо оптимізувати та очистити процес від зайвих дій, максимально автоматизувати. 
2. Зрозуміти, хто ваш клієнт ( або групи клієнтів ) і яким чином він купує у вас товар. 
3. Зрозуміти, як клієнт дізнається про ваш товар або послугу, як ви впливаєте на покупку через маркетинг.

Процесні показники

Після розуміння операційних протоків, можна вимірювати процесні показники, так звані КПІ. 

Три площини КПІ:

1. час проходу: скільки часу витрачається на весть крос-функціональний бізнес-процес. Потрібно виміряти строк повного циклу проходу операційного механізму компанії. Показник міри строку дасть розуміння норми і можливості продовжити працювати над скороченням цього строку. 
2. якість продукту. Допустимий відсоток браку не лише продукту, але й всього протоку.
3. грошові витрати компанії на функціонування певного процесу.

Для виконання нормування всього процесного протоку важливо сформувати:

• розуміння логіки процесів та їх учасників;
• підпроцесів, які відбуваються в рамках відділів, 
• виокремити зайве;
• встановити процесні показники,

На реальних кейсах побудови бізнес-процесів в різних компаніях Ірина Латанська провела аналіз існуючих помилок та надала поради стосовно аудиту бізнес-процесів аудиторії.

Також зупинила увагу на важливості правильно побудованих маркетингових процесів в розрізі розуміння профілю клієнта та комунікаційних процесів. Окремо зупинилася на процесах інтернет-маркетингу, а саме побудові мапи шляху клієнта, яку також можна аналізувати та спрямовувати на управління попитом на продукцію та конвертацією у продажі.

Маркетинг та маркетингова аналітика в період кризи – одна з основних аналітик, яку треба збирати компанії, щоб управляти попитом

Ірина порадила сформувати список гіпотез можливого впливу і тестувати реакцію споживачів в онлайні. Також звернула увагу на процесні софти, BPM-движки, які дозволяють оптимізувати саме той набір дій, якій потрібний для роботи конкретного процесу. Софт можна вбудовувати в існуючу систему для пришвидшення обміну інформацією та даними в рамках процесу, а не цілої функції. Такий софт дозволяє бути гнучким до ринку та швидко перебудовувати логіку процесів не тільки з точки зору виконавців, але й адаптуватися під мінливі вимоги споживачів в нових реаліях, завдяки розміщенню всередині системи схеми, яку можна легко змінювати. 

Ірина запропонувала в умовах кризи автоматизовувати тільки ту частину процесу, яка є максимально необхідною та призведе до результатів, а саме продажів. 

Ірина резюмувала свій виступ висновками та запросила аудиторію до діалогу. Відповівши на запитання, Ірина люб’язно надала годину особистої консультації учасниці, що звернулася із найцікавішим, на думку Ірини запитанням,  та виявила найбільшу активність, висловившись стосовно освітньої функції бізнес-процесів в компанії.

Українська Асоціація Меблевиків вдячна всім, хто брав участь у вебінарі, та Ірині Латанській за актуальну інформацію, яка має сприяти  створенню кращого меблевого середовища в Україні!